Politique de confidentialité

Article 1 : Préambule

La présente politique de confidentialité a pour but d'informer les utilisateurs du site :

• Sur la manière dont sont collectées leurs données personnelles. Sont considérées comme des données personnelles, toute information permettant d'identifier un utilisateur. A ce titre, il peut s'agir : de ses noms et prénoms, de son âge, de son adresse postale ou email, de sa localisation ou encore de son adresse IP (liste non-exhaustive) ;
• Sur les droits dont ils disposent concernant ces données ;
• Sur la personne responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;
• Sur les destinataires de ces données personnelles ;
• Sur la politique du site en matière de cookies.

Cette politique complète les mentions légales consultables par les utilisateurs à la page Mentions légales.

Article 2 : Principes relatifs à la collecte et au traitement des données personnelles

Conformément à l'article 5 du Règlement européen 2016/679, les données à caractère personnel sont :

• Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ;
• Collectées pour des finalités déterminées (cf. Article 3.1 des présentes), explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ;
• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données inexactes soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
• Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données collectées, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.

Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :

• La personne concernée a consenti au traitement de ses données pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande ;
• Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.

Article 3 : Données collectées et traitées dans le cadre de la navigation

Article 3.1 : Données collectées

Les données personnelles collectées dans le cadre de notre activité sont les suivantes :

Pour la gestion de la relation commerciale B2B

• Nom, prénom, fonction dans l'entreprise
• Email professionnel, numéro de téléphone
• Nom de l'entreprise, adresse du siège social
• Numéro SIRET/SIREN

Pour l'analyse des besoins et audit

• Informations sur votre secteur d'activité
• Détails sur vos processus métiers
• Coordonnées des interlocuteurs techniques

Pour la facturation et obligations légales

• Nom, prénom du signataire
• Adresse de facturation
• Coordonnées bancaires (pour mise en place de prélèvements)
• Numéro de TVA intracommunautaire

Pour le déploiement et support technique

• Nom, prénom des utilisateurs finaux
• Adresses email professionnelles
• Numéros de téléphone des contacts techniques
• Informations de connexion aux plateformes

Pour la formation et accompagnement

• Nom, prénom des participants
• Fonction et niveau de compétence
• Email et téléphone pour coordination

Pour la communication marketing (avec consentement)

• Nom, prénom
• Email professionnel
• Préférences de communication

Article 3.2 : Mode de collecte

Données collectées automatiquement lors de la navigation

Lors de votre visite sur notre site, les données suivantes sont collectées automatiquement :

• Adresse IP
• Type et version du navigateur
• Système d'exploitation
• Pages consultées et durée de visite
• Date et heure de connexion
• Résolution d'écran
• Provenance (site référent)

Finalité : assurer le fonctionnement technique du site, améliorer l'expérience utilisateur, réaliser des statistiques de fréquentation et garantir la sécurité de la plateforme.

Durée de conservation : 13 mois maximum (cookies) / 12 mois pour les logs serveur.

Données collectées via cookies

Cookies strictement nécessaires (sans consentement) : cookies de session et d'authentification, cookies de sécurité, cookies de préférence de langue.

Cookies analytiques et de performance (avec consentement) : cookies Google Analytics ou équivalent, cookies de mesure d'audience.

Finalité : analyser le trafic, comprendre le comportement des visiteurs, optimiser nos services et solutions IA. Durée de conservation : 13 mois maximum.

Données collectées lors d'actions spécifiques

Lors de la demande de contact / devis : nom, prénom, email professionnel, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, message et détails de la demande.

Finalité : traiter votre demande, vous recontacter et établir une proposition commerciale adaptée. Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact (prospects non convertis) / durée de la relation contractuelle + 5 ans (clients).

Lors d'une commande / souscription : nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles, nom et adresse de l'entreprise, SIRET/SIREN, adresse de facturation, coordonnées bancaires (si paiement récurrent), numéro de TVA intracommunautaire, détails de la commande.

Finalité : exécuter le contrat, facturer, assurer le suivi commercial et le support technique. Durée de conservation : durée du contrat + 10 ans (obligations comptables et légales).

Lors de l'utilisation des solutions IA déployées : données de connexion et d'utilisation des plateformes, logs techniques et erreurs, données de paramétrage et configuration.

Finalité : assurer le bon fonctionnement des solutions, maintenance, support technique et amélioration continue. Durée de conservation : durée du contrat + 1 an (support post-contractuel).

Lors de sessions de formation / accompagnement : nom, prénom des participants, fonction et niveau de compétence, email et téléphone, évaluations et feedback.

Finalité : organiser et personnaliser les formations, suivre la montée en compétences, améliorer nos programmes. Durée de conservation : durée du contrat + 3 ans.

Lors de l'inscription à la newsletter (avec consentement) : nom, prénom, email professionnel, préférences de communication.

Finalité : envoi d'informations sur nos solutions IA, actualités sectorielles, invitations aux webinaires et événements. Durée de conservation : jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans sans interaction.

Article 3.3 : Hébergement des données

Le site hallia.ai est hébergé par :

• IONOS SARL — 7 place de la Gare, 57200 Sarreguemines, France
• Téléphone : 09 70 80 89 11
• Email : info@ionos.fr
• Site web : www.ionos.fr

Localisation des données : les données sont hébergées dans des centres de données situés en Union Européenne, garantissant la conformité avec le RGPD.

Article 3.4 : Partage des données avec des tiers

Dans le cadre de nos activités et pour vous fournir nos solutions IA et d'automatisation, nous sommes amenés à partager certaines de vos données avec des partenaires et prestataires soigneusement sélectionnés.

Catégories de destinataires

• Prestataires techniques et fournisseurs de services : hébergeurs et infrastructure cloud ; fournisseurs d'APIs et services IA (OpenAI, Anthropic, Google Cloud AI, Microsoft Azure AI) ; outils d'automatisation (Make.com, Zapier, n8n) ; services de monitoring et maintenance.
• Prestataires de paiement et facturation : processeurs de paiement (Stripe, PayPal) ; logiciels de facturation.
• Outils de communication et support : messagerie professionnelle ; outils de support client ; services de visioconférence (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams).
• Outils marketing et analytiques (avec consentement) : plateformes d'emailing ; outils d'analyse (Google Analytics ou équivalent).
• Partenaires commerciaux et techniques : intégrateurs et consultants ; partenaires technologiques.

Garanties et engagements

Tous ces tiers sont rigoureusement sélectionnés et s'engagent contractuellement à respecter le RGPD, assurer la confidentialité et la sécurité de vos données, les utiliser uniquement pour les finalités définies, et ne pas les transférer hors de l'Union Européenne sans garanties appropriées.

Transferts hors UE : certains prestataires (notamment les fournisseurs d'IA) peuvent être situés hors de l'Union Européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types de la Commission européenne, décisions d'adéquation).

Absence de vente de données : nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

Article 3.5 : Politique en matière de cookies

Notre site hallia.ai utilise des cookies et autres technologies de traçage pour améliorer votre expérience de navigation, analyser l'utilisation du site et personnaliser nos services.

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) lors de la visite d'un site web. Il permet de mémoriser des informations relatives à votre navigation.

Types de cookies utilisés

1. Cookies strictement nécessaires (sans consentement requis) : indispensables au fonctionnement du site — cookies de session, de sécurité, de préférence (langue, devise), d'équilibrage de charge. Durée : session ou jusqu'à 12 mois maximum.

2. Cookies analytiques et de performance (avec consentement) : Google Analytics ou alternative (mesure d'audience, parcours utilisateur), Hotjar le cas échéant (cartes de chaleur anonymisées). Durée : 13 mois maximum.

3. Cookies fonctionnels (avec consentement) : personnalisation de l'interface, chat en direct, vidéos intégrées (YouTube, Vimeo). Durée : 12 à 13 mois.

4. Cookies marketing et publicitaires (avec consentement) : remarketing (LinkedIn Insight Tag, Google Ads), réseaux sociaux, mesure de performance des campagnes. Durée : 13 mois maximum.

Gestion de vos cookies

Lors de votre première visite, un bandeau vous informe de l'utilisation des cookies et vous permet d'accepter tous les cookies, de personnaliser vos choix par catégorie, ou de refuser les cookies non essentiels.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le lien "Gérer les cookies" présent en bas de chaque page.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour être informé de la présence de cookies, les refuser systématiquement ou supprimer les cookies existants.

• Chrome : chrome://settings/cookies
• Firefox : about:preferences#privacy
• Safari : Préférences > Confidentialité
• Edge : edge://settings/privacy

Certains cookies sont déposés par des services tiers. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité : Google (policies.google.com/privacy), LinkedIn (linkedin.com/legal/privacy-policy), Microsoft (privacy.microsoft.com).

Durée de validité du consentement : votre consentement est valable 6 mois. Passé ce délai, nous vous demanderons à nouveau votre consentement.

Pour toute question concernant notre politique de cookies, contactez-nous à : contact@hallia.ai

Article 4 : Responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site hallia.ai est :

• Raison sociale : HALLIA
• Forme juridique : SARL (Société à Responsabilité Limitée)
• Capital social : 50 000 €
• Numéro RCS : 901 198 382 RCS Lyon
• Siège social : 14 Avenue Barthélémy Thimonnier, 69300 Caluire-et-Cuire, France
• Téléphone : 04 51 08 83 99
• Email : contact@hallia.ai
• Représentant légal : Dan CHABBAT, Gérant

Le responsable du traitement est chargé de déterminer les finalités et les moyens du traitement des données personnelles. Pour toute question ou pour exercer vos droits, vous pouvez le contacter aux coordonnées ci-dessus.

Article 5 : Droits de l'utilisateur

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie.
• Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement / "droit à l'oubli" (art. 17) : demander la suppression de vos données dans certains cas.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : demander le gel temporaire du traitement.
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable.
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer au traitement, notamment pour les communications marketing.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait.
• Droit de définir des directives post-mortem relatives à la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès.

Comment exercer vos droits ?

• Par courrier : HALLIA, à l'attention du Responsable du traitement, 14 Avenue Barthélémy Thimonnier, 69300 Caluire-et-Cuire, France
• Par email : contact@hallia.ai
• Par téléphone : 04 51 08 83 99

Pour traiter votre demande, nous pourrons vous demander de justifier votre identité afin de protéger vos données contre tout accès non autorisé. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception, prolongeable de deux (2) mois selon la complexité de la demande.

Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — Téléphone : 01 53 73 22 22 — www.cnil.fr

Article 6 : Modifications

La présente politique de confidentialité peut évoluer pour refléter les changements de nos pratiques, l'évolution de la réglementation ou l'ajout de nouvelles fonctionnalités.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par la publication d'un avis sur la page d'accueil ou par email. Les modifications mineures peuvent être effectuées sans notification préalable.

La poursuite de l'utilisation de nos services après publication des modifications vaut acceptation de la nouvelle politique. Si vous ne les acceptez pas, vous pouvez cesser d'utiliser nos services ou exercer votre droit à l'effacement en nous contactant à : contact@hallia.ai

Version : 1.0 — Date d'effet : 01/10/2025